こんにちは、顧客サポートの山下です。

弊社の電話やメールの対応が他の企業とちょっと違う…と、対応方法について質問を頂く事が時々ありますので、「論文代行」という業界の特徴と依頼主様の満足度を上げるために弊社が行っている取り組みについて少しご紹介させて頂きたいと思います。

Q　メールの文面の最後に署名が毎回ついていないのはなんで？ついている方が対応が丁寧に見えるのではないでしょうか？

お問い合わせフォームより弊社にお問い合わせ頂いた新規のメールには必ず署名をつけてメールを返信させて頂いておりますが、それ以降のメールにはあえて署名をつけておりません。それに対して「失礼だ」「企業なのにちゃんとしていない」というご指摘を頂いた事もございますが、実はわざとこのようにしているのです。

理由は大きく3つあります。

①　メールの過去のやりとりがわかりやすいように、ツリー形式（受け取ったメールの文章を残してメールを書く方法）で弊社ではメールを送っています。細かなメールのやりとりは何十通にもお及ぶ場合もあり、メールの文末に何十通分も署名があるとそれだけでメールが非常に長くなります。重要な情報の確認漏れ、情報確認の遅れ、時間のロスにより他の依頼主様への対応が遅れ等、作業効率が非常に悪くなります。

特に近年ではスマートフォンや携帯電話でやりとりをされる依頼主様も多いです。パソコンのように画面が大きいならまだいいのですが、スマートフォンや携帯電話の画面でメールを読む場合、重要な情報以外はできるだけ削ぎ落した方が、依頼主様にとっても間違いが起こりにくくなるのです。

②　とにかく急いでいる、必要な情報のみを早急に欲しいという方が非常に多く、「論文代行」では丁寧さだけでなく「スピード」も求められています。時間をかけて丁寧に返信をする事が可能な方もいらっしゃれば仕事や学業の合間にさっとメールを返信する事しかできないという方もいらっしゃいます。朝メールを確認したら次は夜まで確認できないという方もいらっしゃいます。端的にお見積内容等をお伝えし、必要な情報のみ的確に受け取って頂くためにメールの内容をスッキリとさせ、毎度署名をつけるという時間を削っています。

③　弊社をご利用頂いた方に驚かれる事があるのですが、事務所の営業時間は9時～18時、メールの対応も基本的には9時～22時頃までですが、早朝や深夜等の時間帯であってもメール対応を行っている場合もあります。24時間対応とまではいきませんが、年中無休でこのサービスを継続するためにはメール対応者が数人交代で対応に当たっております。朝のメール対応者と深夜の対応者が同じであるとは限りません。担当者の署名を毎度文末に記載致しますと、担当者が違う事から依頼主様が混乱される場合がありますので、署名は毎度行っておりません。担当者が変わったとしても、やりとりは全てメールに残っており、スムーズに引き継ぎが行えるようになっております。

弊社のサービスについて少し疑問が解けましたでしょうか…？
サービス内容を過去に起こったトラブルや作業効率の悪さ等から毎年少しずつ改良してきています。少しでも多くの方々をサポートできるように、少しでも早くやりとりを進めていけるように、トラブルを防げるようにと行っている取り組みでございます。ご理解頂ければ幸いです。